Хранительница истории

На предприятии, наверное, не найдется ни одного сотрудника, которому по долгу своей работы не приходилось бы сталкиваться с документами. С приказами, распоряжениями, справками, отчетами знакомятся даже простые рабочие, не говоря уже о бухгалтерии, отделе по протоколу и кадровых работниках, которые постоянно занимаются документами.

Большинство из них аккуратно хранится десятки лет сначала в заводском архиве, а потом и в государственном. Занимается этим архивариус Т. Сучкова. Архив Арзамасского машиностроительного завода существует с основания предприятия. В основном в нем хранятся управленческие документы: приказы, распоряжения управляющего директора, протоколы совещаний и документы личного состава, к которым относятся бухгалтерские и кадровые.

Деятельность архива ведется в соответствии с методическими рекомендациями по организации архивного дела и делопроизводства разработанными во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела. Именно там определяются единые для всех сроки хранения.

Так, управленческие документы, образующиеся в деятельности организации, хранятся постоянно. Что касается документов личного состава, то для них максимальный срок – 75 лет, но некоторые из них находятся в архиве по 5, 10, 15 лет, хотя по решению заводской

Экспертно-производственной комиссии под председательством директора по защите ресурсов эти сроки могут быть изменены.

– Так, например, у документов, касающихся трудовых отношений – отчетов, справок, информаций о переводе работников на сокращенный рабочий день или неделю – срок хранения 5 лет, – поясняет архивариус Т. Сучкова. – Члены заводской комиссии ввели уточнение для документов относительно тяжелых, вредных и опасных условий труда – хранить 75 лет. Моя задача, отслеживать эти сроки и определять их дальнейшую судьбу.

Но основная деятельность архивариуса – подшивать и определять места хранения документов, направленных в архив из отделов.

Сейчас Т. Сучкова занимается обработкой документации за 2008 год, ведь первые три года они хранятся в отделах. Рабочие столы в архиве просто завалены огромными стопами приказов, распоряжений, ведомостей, у которых нужно проверить нумерацию, узнать судьбу недостающих экземпляров, аккуратно разложить их по видам, подшить в так называемые единицы хранения – это папки, в которых общее число страниц не должно превышать 250. Далее делается опись вручную, распределяются документы по стеллажам на хранение и расклеиваются обозначения. Ведь в фондах заводского архива числится только по 2007 год более 10 тысяч единиц хранения, в которых около 2 млн. различных документов! И без определенной системы, указателей и, главное, архивариуса найти что-либо здесь невозможно. А Т. Сучкова с закрытыми глазами ориентируется среди стеллажей с многочисленными папками.

– Архив это особое место, – рассказывает архивариус Т. Сучкова. – Работа с бумагами, конечно, требует внимательности, кропотливости, терпения, усидчивости, хорошей памяти. Но, главное, это дело нужно полюбить, иначе все просто окажется рутиной.

Татьяна Михайловна в заводском архиве хозяйничает 6 год, до этого она была заведующей библиотекой. С предыдущим архивариусом проработала всего 2 дня, за которые только научилась правильно делать подшивки, а уже во всех тонкостях новой профессии разбиралась самостоятельно. Обращалась за помощью к сотрудникам Арзамасского филиала государственного архива. Сейчас для Т. Сучковой эта, на первый взгляд, монотонная работа кажется разнообразной и интересной, ведь она непосредственно связана с историей предприятия, с судьбами заводчан. Татьяна постоянно общаться с сотрудниками пенсионного фонда, делает копии расчетных ведомостей, на основании которых людям рассчитывается размер пенсии, уточняет различные сведения для отдела кадров.

И только, когда в руках оказываются пожелтевшие станицы, отпечатанные еще на машинке и содержащие исторические данные, понимаешь, какое важное значение имеет работа по сохранению архивных фондов.